Selon une récente étude effectuée par l’ « Association of Certified Fraud Examiners », 25 pourcent des fraudes commises à l’interne (vol en milieu de travail et fraude à l’égard de dossier d’entreprises) représentaient une perte moyenne de 1 million dollars. Ceci représente des sommes phénoménales pour une entreprise. On peut se demander, à la vue de tels chiffres, combien d’entreprises effectuent bel et bien une enquête sur les antécédents de chacun de leurs employés. Ces statistiques sur le vol et la fraude ne nous étonnent pas nous, en tant qu’agence d’enquêteurs privés, et la question importante pour vous en tant qu’employeurs est de déterminer quelle est la meilleure façon de faire face à ce phénomène de vol et de fraude.
Avant l’embauche : une enquête sur les antécédents au Canada
Lorsque vous embauchez un nouvel employé, faites-vous vous-même, ou demandez-vous à votre service de RH d’effectuer, une enquête sur les antécédents judiciaires de votre candidat?
Effectuez-vous avec soin un suivi à l’égard des références fournies par chaque nouvel employé? Ces références sont-elles éloquentes, ou données avec hésitation? Même si un candidat vous attire énormément, il est recommandé de toujours effectuer un suivi auprès des individus présentés comme références. Il sera fort tentant en effet pour beaucoup de candidats de présenter une image très flatteuse lorsque cela leur est nécessaire.
Vérifier toutes les références et effectuer l’enquête sur les antécédents judiciaires qui est recommandée au Canada représentent deux étapes d’une démarche essentielle lorsque l’on veut recruter du personnel fiable.
Une enquête sur les antécédents, mode numérique : recherche sur les réseaux sociaux
De nos jours, un bon nombre d’employés utilisent les réseaux sociaux et possèdent des comptes et des outils de réseautage tels que LinkedIn.
Avant de procéder à une entrevue d’embauche, ou si un de vos employés actuels vous porte à croire qu’il ou elle cache quelque chose, pourquoi ne pas enquêter sur les habitudes que ces derniers dévoilent sur les réseaux sociaux? Ceci pourrait vous révéler bien des renseignements sur un candidat ou un employé actuel.
Utilisez les réseaux sociaux tels que LinkedIn pour obtenir des références et trouver des commentaires sur l’historique d’emploi de votre employé. N’hésitez pas non plus à observer la façon dont se conduit cet individu dans l’arène publique numérique que nous appelons dorénavant le monde des réseaux sociaux.
Vous décèlerez déjà peut-être lors de cette simple première analyse si votre candidat est une personne qui risque d’être tentée par le vol en entreprise, ou si au contraire c’est une personne dont l’honnêteté est au-delà de tout reproche.
Quelques signes précurseurs du vol commis par des employés
Observez scrupuleusement vos employés. Il est possible que certains d’entre eux manifestent plusieurs des comportements suivants:
- Une passion pour les heures supplémentaires, avec de fréquentes présences au travail après la fermeture.
- Toute indication d’abus d’alcool ou de drogues doit obligatoirement vous porter à une certaine méfiance en ce qui concerne le vol en milieu de travail.
- Un train de vie qui dépasse le revenu de la personne en question.
- Tout refus catégorique de participer dans les processus internes relatifs à l’approvisionnement et/ou aux finances
Ne devenez pas une statistique dans le phénomène du vol en milieu de travail. Surveillez votre personnel de prés, et effectuez toujours une enquête sur les antécédents judiciaires avant de sélectionner un candidat. Vérifiez méthodiquement toutes les références qui vous sont fournies. Dans le pire des cas, si un vol ou une fraude survient malgré tout, utilisez un des stratégies suivantes:
- S’agit-il de vol ou de fraude? Au Canada, on qualifie de vol en milieu de travail tout acte lors duquel un employé s’empare d’un montant de $5,000 et moins; si par contre le montant dépasse $5,000, il s’agit d’un cas de fraude à l’interne.
- Assurez-vous de recueillir des preuves irréfutables du vol. Il vous sera nécessaire d’en avoir en votre possession pour justifier votre plainte, et cela va parfois devoir vous pousser à maintenir l’individu dans sa position actuelle jusqu’à ce que les preuves s’accumulent. Par ailleurs, avez-vous effectué une enquête d’antécédents judiciaires au Canada à l’égard de cet employé? Si vous n’avez pas effectué ce genre d’enquête, c’est le moment de le faire.
- Établissez un solide dossier et conservez tous documents et renseignements importants.
- Il vous faudra mettre l’employé à pied avant de porter plainte, si c’est la décision que vous finissez par prendre. Passez méticuleusement en revue les contrats et les ententes qui sont en place de façon à vous assurer de ne rompre ni contrat ni provision juridique. S’il s’agit d’un emploi « de gré à gré », la mise à pied devrait s’effectuer sans trop de difficultés.
- Ne faites aucune déclaration publique: vous n’avez pas à expliquer la raison qui a motivé votre décision. Laissez l’enquête commencer et ne partagez sous aucun prétexte vos motifs.
- Protégez-vous : mettez en place un système interne de protection et adoptez une politique de tolérance zéro à l’égard de tout vol commis contre un employé ou contre l’entreprise.
Le vol commis par des employés est difficile à vivre et peut prendre énormément de temps à prouver et à documenter. La meilleure protection demeure de solides procédures d’embauche!